L’ assemblea di approvazione del bilancio

Considerando le imminenti assemblee di approvazione dei bilanci al 31/12/22 riportiamo alcune regole operative definite dal Consiglio notarile di Firenze, Pistoia e Prato, per gestire al meglio l’assemblea telematica (sia “ibrida”, in cui alla riunione fisica si affianca la possibilità di partecipazione con mezzi di telecomunicazione, che “virtuale”).

• Viene evidenziata, innanzitutto, la centralità del rispetto del principio di collegialità. L’assemblea ibrida o virtuale deve fondarsi su di un collegamento biunivoco/bilaterale/a due vie attraverso il quale tutti i partecipanti devono:

– essere facilmente identificabili, meglio se in video, soprattutto in contesti potenzialmente numerosi e di soggetti che possono non conoscersi;

– poter interagire tra loro, ascoltando il dibattito in tempo reale, intervenendo in esso, scambiando documenti ed esprimendo il proprio voto.

Viene consigliato che lo statuto non si limiti ad una generica previsione al riguardo, ma disciplini (anche in un regolamento assembleare) le prerogative dell’organo amministrativo in merito alla scelta, da esercitarsi in sede di convocazione, delle modalità di tenuta dell’assemblea, precisando se essa sia discrezionale, subordinata al ricorrere di certi presupposti o vincolata sia sul tipo di assemblea (tradizionale, ibrida o virtuale) sia sulle modalità accessorie (in caso di assemblea ibrida o virtuale, individuazione della piattaforma utilizzabile e/o delle altre modalità tecniche).

• Non viene considerata efficiente la scelta di regolamentare, in via statutaria o nel regolamento, anche la tipologia di piattaforma informatica sulla quale tenere l’assemblea virtuale o da offrire ai partecipanti a distanza nel caso di assemblea ibrida; ciò, infatti, produrrebbe una inutile rigidità .

• L’avviso di convocazione, inoltre, dovrebbe dar conto delle scelte effettuate dall’organo amministrativo, anche precisando in modo puntuale la piattaforma di collegamento da utilizzare; ciò, peraltro, non è un requisito di validità , potendo quest’ultima essere fornita ai soci mediante una successiva comunicazione. In ogni caso nell’individuazione della piattaforma non si potrà discriminare la compagine sociale. E, quindi, o la società  mette a disposizione la piattaforma, senza che ciò costituisca un costo a carico del singolo socio e senza richiedere requisiti tecnico/applicativi eccessivamente complicati, oppure è consigliato avvalersi di un software alla portata di tutti, gratuito e facilmente scaricabile da internet.

• Si suggerisce, infine, di individuare nello statuto/regolamento assembleare le soluzioni da adottare al verificarsi di malfunzionamenti del collegamento. In caso di interruzione del collegamento durante la discussione o la votazione, ad esempio, occorrerebbe prevedere una sospensione temporanea dei lavori e, persistendo l’interruzione, distinguere tra l’esistenza di un problema “certificabile” e imputabile al singolo socio, che non influisce sulla legittima prosecuzione dei lavori, e un problema ascrivibile al malfunzionamento di apparati e piattaforme messe a disposizione dalla società.